Blog

Jak długo przechowywać faktury?

Przechowywanie faktur to jeden z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy. Odpowiednia archiwizacja dokumentów chroni przed problemami podczas kontroli i umożliwia prawidłowe udokumentowanie kosztów. Poniżej wyjaśniam, jak długo należy przechowywać faktury w świetle obowiązujących przepisów.

Podstawowy okres przechowywania faktur VAT

Zasady archiwizacji faktur wynikają z Ordynacji podatkowej oraz ustawy o VAT. Dokumenty podatkowe trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ten termin wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że jeżeli podatek za fakturę wystawioną w 2020 r. zapłacono w tym samym roku, dokument należy przechowywać do końca 2025 r.

Przepisy VAT doprecyzowują, że obowiązek dotyczy wszystkich ewidencji i dokumentów – w szczególności faktur – prowadzonych na potrzeby rozliczania podatku. W praktyce więc faktury sprzedażowe i kosztowe archiwizujemy przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności VAT.

Co z fakturami dotyczącymi środków trwałych?

Dokumenty związane z amortyzacją środków trwałych (np. zakup maszyny, samochodu) należy przechowywać przez cały okres amortyzacji i dodatkowe 5 lat po jego zakończeniu. Wynika to z faktu, że wydatki te wpływają na rozliczenia podatku dochodowego przez kilka lat, więc organy podatkowe mogą ich żądać do weryfikacji.

Faktury w KSeF – 10 lat w systemie

Od 2026 r. część przedsiębiorców będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e‑Faktur (KSeF). Ustawodawca przewidział dla nich oddzielne zasady: e-faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik ma obowiązek przechowywać dokumenty we własnym archiwum do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego. W praktyce 10-letnia archiwizacja w systemie wyczerpuje najczęściej ustawowy okres przechowywania faktur.

Dokumenty ZUS i kwestie kadrowe

Choć ten wpis koncentruje się na fakturach, warto wspomnieć, że inne dokumenty – zwłaszcza kadrowe i związane z rozliczeniami ZUS – mają dłuższe okresy archiwizacji. Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. przechowuje się 10 lat, a dokumenty rozliczeniowe ZUS nawet dłużej. Te zasady wynikają z odrębnych przepisów ubezpieczeniowych.

Forma przechowywania

Przepisy dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Ważne, aby zachować autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. Elektroniczne archiwum (np. skany faktur lub e-faktury) jest równorzędne z papierowym, o ile jest dobrze zorganizowane i pozwala na szybkie odnalezienie dokumentu podczas kontroli.

Konsekwencje nieprzechowywania

Niewywiązywanie się z obowiązku archiwizacji może skutkować karami finansowymi, utratą prawa do odliczenia podatku czy trudnościami w udowodnieniu kosztów. Dlatego warto wypracować system, który pozwoli bezpiecznie magazynować i łatwo odnajdywać faktury zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podsumowanie

– Faktury VAT i inne dokumenty podatkowe trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
– Faktury dotyczące środków trwałych – cały okres amortyzacji + 5 lat.
– E-faktury w KSeF będą przechowywane w systemie 10 lat; później obowiązuje ogólny 5‑letni okres.
– Dokumenty ZUS i kadrowe mają osobne, często dłuższe terminy archiwizacji.

Stosowanie się do tych zasad pozwoli uniknąć problemów podczas kontroli i świadczy o profesjonalnym podejściu do prowadzenia firmy.

722 227 344
kontakt@biuroharmonia.pl

Zobacz pozostałe wpisy