Blog
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie w kolejnych etapach i już dziś wiadomo, że dotyczyć będzie także małych firm. Od 1 kwietnia 2026 r. część przedsiębiorców będzie musiała wystawiać faktury wyłącznie w KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie pozostałych.
Brzmi poważnie? Tak, ale odpowiednie przygotowanie sprawi, że wdrożenie będzie bezstresowe.
1. Czym jest KSeF i kogo obejmie
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny, w którym faktury sprzedażowe będą wystawiane, wysyłane i przechowywane. Oznacza to, że faktura nie trafi już od razu do klienta – najpierw będzie musiała przejść przez KSeF, który nada jej numer identyfikacyjny.
Terminy obowiązkowego wdrożenia:
• Od 1 lutego 2026 r. – firmy, których wartość sprzedaży przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – firmy o miesięcznej sprzedaży powyżej 10 000 zł na rzecz innych firm.
• Od 1 stycznia 2027 r. – pozostali przedsiębiorcy, w tym mikrofirmy i JDG.
2. Przeanalizuj obecny proces fakturowania
Zrób listę:
• Jakiego programu do faktur używasz obecnie?
• Kto w firmie wystawia faktury (Ty, pracownik, biuro rachunkowe)?
• Jak faktury trafiają do klientów i księgowości?
• Jak często wystawiasz faktury i w jakich formatach?
Ta analiza pokaże, które elementy trzeba będzie zmienić, aby dostosować się do KseF.
3. Wybierz narzędzie zgodne z KSeF
Nie wszystkie programy do fakturowania będą automatycznie kompatybilne z KSeF.
Przy wyborze narzędzia zwróć uwagę na:
• Integrację z KSeF potwierdzoną przez producenta.
• Możliwość automatycznej wysyłki faktur do systemu.
• Intuicyjny interfejs (ważne, jeśli nie masz działu IT).
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów.
Jeśli korzystasz z obsługi księgowej w naszym biurze, udostępnimy gotowy program zgodny z KseF oraz pomoc księgowej w jego konfiguracji.
4. Przygotuj dane i uprawnienia
Do działania w KSeF potrzebne będą:
• Aktualne dane firmy w CEIDG/KRS.
• Weryfikacja adresu e-mail i numeru telefonu.
• Nadanie uprawnień dla osób, które będą wystawiać faktury.
• Wygenerowanie i zapisanie certyfikatów/dostępów.
5. Szkolenie dla siebie i zespołu
Nawet najlepszy program nie pomoże, jeśli nie wiesz, jak go używać. Szkolenie powinno obejmować:
• Jak wystawić fakturę w KSeF.
• Jak obsłużyć fakturę korygującą.
• Jak sprawdzić, czy faktura została przyjęta przez system.
• Co zrobić w razie awarii KseF.
6. Zrób testowe faktury
Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, warto:
• Wystawić kilka faktur testowych w trybie dobrowolnym.
• Sprawdzić, jak wygląda proces wysyłki.
• Upewnić się, że klient otrzymuje dokument bez problemów.
7. Stwórz procedurę awaryjną
KSeF to system informatyczny – a każdy system może mieć awarie. Miej przygotowany plan na wypadek:
• Braku dostępu do internetu.
• Awarii po stronie KSeF.
• Problemów z oprogramowaniem.
8. Rozważ wsparcie księgowej
Samodzielne wdrażanie KSeF może być czasochłonne. Księgowa:
• Wybierze dla Ciebie odpowiednie narzędzie.
• Skonfiguruje dostęp i uprawnienia.
• Przeszkoli Ciebie i zespół.
• Pomoże w rozwiązywaniu problemów na bieżąco.
Podsumowując, Biuro Rachunkowe Harmonia pomaga przeprowadzić firmy przez wszystkie te etapy – od analizy, przez techniczne wdrożenie, po wsparcie księgowe i organizacyjne, by wdrożenie KSeF było bezproblemowe i zgodne z wymogami prawa.
Adres
Biuro Rachunkowe Harmonia
ul. Kędzierzyńska 19/5
41-902 Bytom
Telefon
667 632 993
kontakt@biuroharmonia.pl
Social Media
Certyfikat księgowy
